Sichere Vertragsgestaltung

Geld sparen durch sichere Vertragsgestaltung

Ärgerliche Auseinandersetzungen oder sogar finanzielle Einbußen bei der Beauftragung von Vertragspartnern haben ihre Ursache oft in unklaren oder unzureichenden Vertragsgestaltungen. Durch klare Regelung der wesentlichen Punkte können Missverständnisse vermieden werden, die später wegen unterschiedlicher Vorstellungen von der zu erbringenden Leistung zu Streit führen. Auch ist eine ausreichende Absicherung beider Vertragspartner sinnvoll, um die beidseitig vollständige Erfüllung des Vertrags zu gewährleisten.

Transparenz

Zur Vermeidung von Rechtsstreit sind transparente Verträge erforderlich. Ist der Vertrag unverständlich, nützen die darin enthaltenen Regelungen den Parteien nur wenig. Bei Unklarheiten sollte man sich auf jeden Fall vor Unterzeichnung nach der Bedeutung der fraglichen Regelung beim Vertragspartner erkundigen. Die Erläuterung sollte gegebenenfalls auf der Vertragsurkunde festgehalten werden, damit sich der Partner nicht doch noch eine andere Auslegung überlegt.

Auswahl des Vertragspartners

Die Auswahl des Vertragspartners ist bei nicht alltäglichen Geschäften besonders wichtig. Dies entscheidet darüber, wie mit einer Konfliktsituation umgegangen wird, welche Qualität geliefert wird, und ob Gewährleistungsrechte überhaupt geltend gemacht werden können und nicht in einer Insolvenz untergehen. Dies kann z.B. überprüft werden anhand von a) Referenzen, b) der Rechtsform des Unternehmens, c) der Dauer des Bestehens, d) der Aussagen von Wirtschaftsauskunfteien oder e) des Eindrucks der Betriebsabläufe im Büro des künftigen Vertragspartners.

Bezeichnung der Vertragsparteien

Eine genaue Bezeichnung des Vertragspartners ist erforderlich, um auch wirklich den richtigen Vertragspartner zu binden. Wer steht für die Vertragserfüllung gerade? Handelt es sich vielleicht nur um ein Kommissionsgeschäft? Seriöse Unternehmen verbergen ihren Namen nicht. Folgende Angaben sollten vorliegen: a) Bei Personen deren Vor-, Nachname und Adresse, b) bei Unternehmen genauer Unternehmenszusatz, Registernummer, Geschäftsführer und Adresse. Unseriöse Firmen arbeiten oft mit Fantasiebezeichnungen, die im Handelsregister nicht eingetragen sind. Unrichtige Pflichtangaben in den Geschäftsunterlagen des Vertragspartners lassen Unerfahrenheit erkennen.

Bei Projekten, die eine laufende Abstimmung erfordern, beispielsweise bei umfangreichen Bauvorhaben sollte eine Person im Vertrag genannt werden, die berechtigt ist, verbindlich in Vertretung für den Vertragspartner Weisungen, Zustimmungen, Änderungen oder die Abnahme zu erklären.

Vertragsinhalt – Genaue Bezeichnung der Leistung

Die geschuldeten Arbeiten sollten möglichst eindeutig bezeichnet werden. Hier gilt es, Missverständnisse zu vermeiden. Das Leistungsverzeichnis ist das A und O des Vertrags, insbesondere bei Bauverträgen. Gehört zum Beispiel eine Endreinigung dazu, wird das zu bearbeitende Bauteil vom Handwerker wieder geschlossen (z.B. nach Leitungsarbeiten), etc.? Welcher Qualitätsstandard ist geschuldet? Welche Leistungen kosten extra?

Viele Auseinandersetzungen über Vertragserfüllungen haben ihre Ursache darin, dass beide Vertragsparteien eine unterschiedliche Vorstellung von Umfang oder der Art der Leistung haben. Hier ist es jedenfalls besser, vorher über den Inhalt der Leistung zu sprechen und mit genauen Beschreibungen im Vertrag Klarheit zu schaffen. So kann Streit vermieden werden, gegebenenfalls im Wege der Vertragsanpassung, z. B. beim Preis oder durch ausgleichende Zugaben.

In manchen Bauverträgen ist im Leistungsverzeichnis vorgesehen, dass der Auftragnehmer berechtigt ist, die zu liefernden Bauteile gegen gleichwertige Produkte zu ersetzen. Dies entspricht oft nicht den Vorstellungen des Auftraggebers, wenn er ein spezielles Fabrikat erwartet. In diesem Fall sollte eine solche Klausel gestrichen werden.

Vertragsaufgliederung

Soll ein komplexer Vertrag mit zahlreichen Einzelleistungen erbracht werden, die aufeinander aufbauen, bietet sich eine Aufgliederung des Vertrags in einzelne Leistungsphasen an, die nacheinander ausgelöst und nicht insgesamt beauftragt werden müssen. Insbesondere bei einem bisher noch unbekannten Vertragspartner bietet dies die Möglichkeit, im Falle der Unzufriedenheit die zweite und weitere Leistungsphase durch einen anderen Unternehmer erbringen zu lassen. Auf diese Weise kann z.B. verfahren werden bei Bauleistungen, Planungsleistungen, Softwareleistungen (Homepage o.ä.).

Dabei ist zu beachten, dass im Vertrag festzulegen ist, welche Elemente zu den einzelnen Leistungsphasen gehören und wodurch die nächste Leistungsphase ausgelöst werden soll, z.B. nur durch ausdrückliche Fortsetzungserklärung.

Vertrag erst nach Bestätigung der Bestellung

Zum Teil wartet ein Vertragspartner auf die Vertragserfüllung des anderen, ohne dass bereits ein bindender Vertrag vorliegt. Bei einseitigen Vertragsänderungen ist zunächst die nachfolgende Bestätigung des Vertragspartners Voraussetzung für den Vertragsschluss. Zum Teil sind Vertragsformulare aber auch missverständlich gestaltet, beispielsweise bei Fahrzeugbestellungen. Hier handelt es sich in der Regel um eine unverbindliche Bestellung, selbst wenn der Mitarbeiter des Fahrzeughändlers die Bestellung gegenzeichnet. Erst nach der Bestätigung kann auch die Vertragserfüllung verbindlich, gegebenenfalls unter Fristsetzung verlangt werden.

Wo die Leistung erbracht wird

Gerade bei Lieferungen ist es von großer Bedeutung, wo der so genannte "Erfüllungsort" liegt. An diesem Ort wäre auch eine Rückabwicklung durchzuführen oder eine Nachlieferung auszuführen. Bei Abweichungen kann der Vertragspartner Lieferkosten verlangen. Der Erfüllungsort kann im Wege der Verhandlung einzeln festgelegt werden.

Leistungsdatum festlegen

Wann soll die Leistung ausgeführt und wann fertiggestellt werden? Genaue Daten zur Bezeichnung von Beginn und Fertigstellung bzw. Lieferfristen helfen, Streit zu vermeiden.

 Gibt es ein bestimmtes Datum, bis zu dem die Leistung spätestens fertig gestellt sein muss? Wenn nach einem bestimmten Datum keine Leistung mehr erfolgen, sondern höchstens Schadensersatz gefordert werden soll, muss dies unbedingt mit dieser Deutlichkeit und der Nennung des Grundes im Vertrag aufgenommen werden. Nur dann kann problemlos ohne Fristsetzung vom Vertrag zurückgetreten und Schadensersatz gefordert werden.

Zuarbeit oder Mitwirkung

Der Vertragspartner kann mit der Leistung nicht beginnen, wenn eine Mitwirkung des Auftraggebers noch fehlt. Über eventuelle Mitwirkungen ist sich dieser aber oft nicht bewusst. Damit sich Fristsetzungen und Baubehinderungsanzeigen nicht abwechseln, sollte Einvernehmen über die Voraussetzungen des Arbeitsbeginns hergestellt werden. Bei Werbeverträgen ist oft eine Vorleistung des Auftraggebers vereinbart, damit er die Vergütung nicht über seine fehlende Mitwirkung aushebeln kann.

Preisbestandteile prüfen

Was ist im Preis alles enthalten? Jedenfalls die Mehrwertsteuer sollte bei Verbrauchern bereits einkalkuliert sein. In einem schriftlichen Vertrag nicht genannte Leistungen müssen in der Regel extra bezahlt werden.

Abnahme

Mit der Abnahme einer Leistung gilt der Vertrag zunächst als erfüllt, spätestens jetzt ist der vereinbarte Preis zu bezahlen. Meistens wird die Abnahme mit einer Unterschrift erklärt. Wie ist dies aber beispielsweise bei Arbeiten am Computer oder Werbeleistungen? Hier ist in der Praxis festzustellen, dass der Vertragspartner erklärt, die Arbeiten fertiggestellt zu haben, was für den Auftraggeber manchmal nicht nachvollziehbar ist. Es sollte daher im Zweifel im Vertrag festgehalten werden, wodurch die Fertigstellung der Leistung festgestellt und wie diese dokumentiert wird, zum Beispiel durch Übergabe einer CD, Übergabe von Passwörtern, einer zusätzlichen Dokumentation oder Durchführung einer Einweisung in die Software (Homepage pp.).

Einbehalte

Bei vielen Leistungen behält der Vertragspartner einzelne Gegenstände zurück, die der Auftraggeber später selbst benötigt. Dies können bei Homepages die Urheberrechte sein oder beim Verkauf von Software die Original-CD. Bei elektronischen Heizungsanlagen können dies die Freischaltcodes sein oder bei Grafikleistungen die erstellten Vorlagen. Die Übergabe solcher Gegenstände sollte zwischen den Parteien geregelt werden.

Gewährleistung/Garantie

Wird die gesetzliche Gewährleistung geschuldet oder gilt eine zusätzliche Garantie? Die gesetzliche Gewährleistung beläuft sich auf 2 Jahre für bewegliche Gegenstände und bei einfachen Handwerkerleistungen. Handelt es sich um Bauwerke, beträgt die gesetzliche Gewährleistung 5 Jahre (§ 438 BGB bei Kaufverträgen, § 634a BGB bei Werkverträgen), bei Vereinbarung der Geltung der VOB/B. 4 Jahre (§ 13 Nr. 4 VOB/B).

Bezieht sich eine über die Gewährleistung hinaus zugesicherte Garantie auf die gesamte Leistung? Dies ist zumeist nicht der Fall. Zusätzliche Garantieversicherungen leisten in der Regel nicht vollständigen Ersatz und sind oftmals an bestimmte Bedingungen geknüpft, wie beispielsweise an die (versteckt klausulierte) Verwendung eines bestimmten Motoröls bei Fahrzeugen und Maschinen.

Internet-Verträge

Bei Verbraucherverträgen, die über das Internet geschlossen werden, besteht in der Regel ein Widerrufsrecht. Nach Ablauf der Widerrufsfrist sind auch diese Verträge bindend. Bei Vorauszahlungen auf Internetverträge ist zusätzlich Vorsicht geboten. Handelt es sich um einen seriösen Anbieter?

Besteht eine Absicherung über Pay-Pal ? Oftmals bittet ein Lieferant nach der Reklamation darum, dass gegenüber Pay-Pal erklärt wird, dass die Angelegenheit einvernehmlich geregelt werde. Sodann kann nicht mehr auf die Pay-Pal-Versicherung zurückgegriffen werden, selbst wenn die einvernehmliche Regelung fehlschlägt.

Im Streitfall zweite Chance einräumen

Bei Unzufriedenheit sollte eine Nachfrist gesetzt werden, am besten auch ein zweites Mal. Dem Vertragspartner sollte und muss in fast allen Fällen eine Chance zur Nachbesserung gegeben werden. In der Regel bestehen Ersatzrechte und weiteres erst nach vergeblicher Fristsetzung.

Gerichtsstand

Bei Auseinandersetzungen ist es hilfreich, nicht vor ein fremdes Gericht ziehen zu müssen. Unter Kaufleuten sollte daher eine Gerichtsstandsvereinbarung getroffen werden (bei Verbrauchern ist dies nicht ohne weiteres möglich). Insbesondere bei ausländischen Vertragspartnern sollte deutsches Recht und außerdem ein Gericht in der eigenen Nähe schon im Vertrag vereinbart werden.

Checkliste

- Vertragsparteien richtig bezeichnet?

- Liegt eine Auftragsbestätigung vor?

- Ausreichendes Leistungsverzeichnis?

- Beginn und Ende der Lieferung/Leistung

- Eindeutige Preisgestaltung

- Welche Mitwirkung ist erforderlich?

- Soll ein Rücktrittsrecht bestehen?

- Besteht eine Sicherung bei Vorleistungen?

- Wann ist die Zahlung fällig?

- Welche Gewährleistung besteht?

- Wo ist ein Prozess zu führen?

Ulrich Joerss

Rechtsanwalt